invocatoria de cobranza

Cuando se ha producido el vencimiento de una deuda y este no ha sido cancelado es el momento de enviar la carta de invocatoria de cobranza.

Esta misiva debe redactarse con gran tacto, procurando en un principio instar al deudor a pagar su obligación pendiente con el propósito de no perder la calidad del cliente correcto y puntual en sus gastos.

Esta comunicación puede ser la primera de una serie de cartas en la cual cada una de las sigue sera redactada con mayor fuerza e instando al deudor a cancelar su compromiso

Su esquema de redacción es:

-Denota sorpresa por la deuda impaga

-Reconoce buen servicio de las deudas anteriores

-Solicitar cancelación inmediata, indicando sutilmente el despacho de pedido pendiente a futuro

aviso de vencimiento

Se caracteriza por la sutileza del texto prácticamente, solo se remite a recordar la deuda pendiente que vencerá en una fecha próxima.

Normalmente, se confecciona en formularios

Su esquema de redacción es:

-Comunicar fecha de vencimiento y en monto del compromiso a pagar.

-Señalar la institución bancaria o
comercial con su dirección

correspondencia de cobranza

La cobranza es una operación delicada que requiere gran tino y conocimiento del deudor para aplicar en cada oportunidad las medidas convenientes.

En algunos casos, Bastara con una simple y y atenta carta de aviso, pero en otros, sera imperioso el apremio energético.

Debe considerarse que la cobranza es siempre molesta, por tanto es prudente iniciarla con suavidad y sutileza para ir presionando al deudor en forma creciente, en las siguientes misivas que sea necesario enviar.

Denegación de prorroga

Esta comunicación debe redactarse en un tono convincente, hábil y cortes que mitigue el desagrado natural, del solicitante al ser denegada su petición.

Su esquema de redacción es:

-Alude a la carta solicitud de prórroga

-Acepta argumentos del deudor

-Señala impedimento para conceder la prórroga

-Saluda invocando comprensión

solicitud de prorroga

Su esquema de redacción:

-Precisar situación económica que atraviesa

-Solicitar nuevo plazo para el pago de la deuda

-Agradecer anticipadamente el servicio

Concesión de Prórroga

Esta carta se envía cuando el acreedor esta convencido de las razones expuestas en la solicitud de prórroga, considerando que son valederas y que el esta en condiciones de modificar sus cálculos financieros

Su esquema de redacción es:

-Se aceptan las razones expresadas por el deudor

-Concesión de la prórroga, especificando plazo, fecha, monto del documento, intermediario, entre otras.

-Expresión de mesurada buena voluntad

carta de justificación

Es la misiva que se redacta cuando la empresa vendedora no se siente culpable de los errores expresados por el reclamante

Esta carta debe convencer al cliente que el proveedor actuó de forma correcta.

Esquema de redacción:

-Replanteo de la situación desde el punto de vista de la empresa vendedora

-Fundamento de arreglo de la negativa, exponiendo las razones por las cuales la reclamación no tiene lugar

-Proporción de arreglo a través de una concesión extraordinaria al reclamante

-Expresiones amables que mejores las relaciones

carta de reclamación

Esta es una comunicación redactada por el comprador cuando el considera que la negación realizada no ha sido cumplida como se acordó perjudicando sus intereses.

Para que la reclamación sea eficaz, es necesario que esta sea extendida con prontitud a los hechos que se reclama con verozidad, firmeza y cortezia.

Esquema de redacción:

-Referencia al pedido

-Detalle de la recepción

-Fundamento de la queja

-Propuesta de arreglo

A la hora de redactar una carta de reclamación  se han de tener en cuenta las siguientes indicaciones

-La carta ha de ser clara y detallada, se debe señalar exactamente cual es nuestra queja y aportar los elementos que la justifiquen

-Tono: debe ser firme pero cortés. incluso cuando sepamos que tenemos razones suficientes para reclamar utilizaremos un lenguaje respetuoso

-La mayor parte de las cartas de reclamación se refiere algunos de estos 3 aspectos:

-Reclamaciones sobre el titulo se deben a deficiencias de calidad, al envió de productos distintos a los solicitados deterioro tras el envió de algunos de los productos demandados.

-Reclamaciones sobre cantidades, se producen cuando se observan diferencias entre las cantidades solicitadas y las resividas. En estos casos, la cantidad reclamada debe quedar reflejada claramente, tanto en números como letras.

--Reclamaciones sobre precios, suelen producirse a una suma errónea al aumento de precios sin previo aviso a la incorrecta aplicación del iva... al igual que en el caso de las reclamaciones sobre cantidades, la cifra debe quedar reflejada claramente y de forma destacada.

carta de recepción

Por medio de esta comunicación, el comprador expresa al vendedor su conformidad frente a la mercadería recibida, aceptando, también, las obligaciones estipuladas en la cotización.

Igualmente, en esta carta es posible el envió de cheques o letras en cancelación total o parcial de las mercaderías en este caso, es conveniente certificar la carta para asegurar la recepción de valores.

El esquema de la carta de redacción es el siguiente:

-Indicar con expresiones de agrado la correcta recepción de las mercaderías y la devolución de las letras aceptadas

-Especificar forma de pago

-Señalar envió de documentos en cancelación

Correspondencia de Ajuste

las relaciones comerciales que mantienen las empresas revisten una gran importancia, conservarlas en un grado de eficiencia es una labor muy delicada, dado que las operaciones comerciales que las empresas realizan entre sí, por fallas humanas puede generar problemas de difícil solución  que acareen el quiebre de las relaciones con gran perjuicio para el desenvolvimiento de sus actividades.

Por esta razón las reclamaciones las explicaciones o justificaciones deben ser redactadas con espíritu de equidad de moderación.

carta de remisión

Es la comunicación con que el vendedor anuncia el envió del pedido al comprador

Su esquema de redacción es:

-Alusión a la carta de pedido

-Fecha y forma de envió

-Referencia a los documentos que se adjuntan (guías de despacho, facturas, letras por aceptar)

-Solicitud de envió de valores (cheques, letras, entre otras)

carta de cotización

Es la comunicación con que las empresas proveedoras responden las consultas planteadas por los posibles compradores. Esta carta contiene todas las especificaciones del producto consultado su tono debe ser amable, para lograr, en definitivas, la venta de la mercadería.

 El esquema de redacción de la carta de cotización es:

-alusión a la carta de consulta

-Descripción detallada del producto:cantidad,calidad,forma de envió

-precios y condiciones de pago

-Fecha de despacho

-Invitación a la compra

Es la misiva que envía el comprador al vendedor cuando le es conveniente la cotización recibida. Se debe redactar señalando con mucha claridad la mercadería que se requiere, cantidad, calidad, embalaje, entre otros.

La carta de pedido, legalmente, constituye una aceptación de parte del cliente, acepta las condiciones establecidas en la cotización

El esquema de la carta de pedido es el siguiente:

-Alusión a la carta de cotización

-Orden de despacho

-Indicación de la forma de pago

carta de consulta

Cuando una empresa necesita adquirir mercaderías o materias primas, procede a consultar por escrito a las distintas firmas proveedoras acerca de los productos que le interesan, con el propósito de que las empresas vendedoras le den los precios más convenientes y mejores condiciones de pago.

El esquema de redacción de una carta de consulta es el siguiente:

-Alusión a la oferta si la hubiere

-Motivo que origina la consulta

-Especificaciones del producto

-Solicitud de precios y condiciones de pago

-Plazo de la recepción

La Compra-Venta es la operación fundamental que realiza el comercio, lo que motiva a una variedad de cartas, entre las cuales se distinguen las siguientes:

1-Consulta

2-Cotización

3-Pedido

4-Remisión

5-Recepción

Para clasificar la correspondencia comercial es necesario el orden natural de las operaciones comerciales.Entonces, tenemos:

1-Publicitaria

2-Compra-venta

3-Ajuste

4-Crédito

5- Prórroga

CORRESPONDENCIA PUBLICITARIA

Esta tiene como propósito dar a conocer un producto, interesando al cliente para que lo compre.

Por tanto, estas cartas deben ser claras, dinámicas, sugestivas, interesantes y muy bien presentadas.

El esquema de construcción de la carta publicitaria es el siguiente:

-Describir detalladamente las características mas notables del producto ofrecido.

-Señalar ventajas del producto frente a otros similares y garantías de calidad.

-Invitar al cliente para que la adquiera o para que pueda conocer personalmente el producto, y sus ventajas.

¿Que es la comunicación ?

 La comunicación es un proceso mediante el cual se transmiten informaciones, sentimientos, pensamientos, y cualquier otra cosa que pueda ser transmitida.
 El funcionamiento de las sociedades humanas es posible gracias a la comunicación. Ésta consiste en el intercambio de mensajes entre los individuos.
 Tipos de comunicación
- comunicación oral
-comunicación escrita
-comunicación visual
-comunicación gestual